Datenschutzerklärung
Wie das Tenant Cockpit personenbezogene Daten verarbeitet und welche Rechte Sie haben.
1. Verantwortlicher und Rollen
Verantwortlicher für Besucher dieser Website und für Konto- und Vertragsdaten ist vivaXite e.U. (Inhaber Ing. Thomas Bernhard, MBA), Winkelberggasse 240, 2392 Grub im Wienerwald, Österreich, UID ATU79768912, FN 611470x, Firmenbuchgericht Wr. Neustadt. Datenschutzanfragen: gdpr@vivaxite.com, allgemein info@vivaxite.com, Telefon +43 677 615 799 10.
Diese Erklärung gilt für das Tenant Cockpit (cockpit.vivaxite.com). Für die Unternehmenswebsite vivaxite.com gilt die dortige Datenschutzerklärung. Das Cockpit verwendet weder Google Analytics noch Newsletter- oder Social-Media-Dienste.
Für die Daten, die das Tenant Cockpit aus Ihrem Microsoft-365-Tenant liest, sind Sie als Kunde Verantwortlicher und vivaXite ist Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO). Den Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) stellen wir bereit.
2. Welche Daten wir verarbeiten
- Anmeldung: Name, Anmeldename (UPN), Objekt-ID und Tenant-ID aus Ihrem Microsoft-Entra-Token. Die Anmeldung selbst erfolgt bei Microsoft.
- Tenant-Metadaten: Namen, Besitzer, Mitglieder- und Gästezahlen, Ablaufdaten, Lizenzen, letzte Aktivität, Dienststatus, Anmeldesicherheit (MFA). Keine Inhalte von Dateien, E-Mails oder Chats. Details und Berechtigungen: Sicherheit.
- Rückfragen an Besitzer: Mailadresse des Besitzers, Objektname, Anfragender, Zeitpunkt und Antwort.
- Einstellungen: Berichts- und Alarm-Empfänger, optional Ihre Absender-Mailbox, Zurückstellungen mit Begründung.
- Technische Daten: Beim Aufruf der Website verarbeitet der Hosting-Anbieter technisch notwendige Verbindungsdaten (z. B. IP-Adresse, Zeitpunkt) in Server-Protokollen.
- Kontakt und Vertrag: Angaben aus Anfragen per E-Mail oder Telefon sowie Vertrags- und Abrechnungsdaten.
3. Zwecke und Rechtsgrundlagen
| Zweck | Rechtsgrundlage |
|---|---|
| Bereitstellung des Cockpits, Scans, Berichte und Alarme | Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO); für Tenant-Daten im Auftrag des Kunden (Art. 28 DSGVO) |
| Anmeldung und Zugriffsschutz, Sicherheit und Missbrauchsabwehr, Server-Protokolle | Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) |
| Beantwortung von Anfragen | Vertragsanbahnung bzw. berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. b, f DSGVO) |
| Rechnungslegung und Aufbewahrung | Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) |
4. Empfänger und Standort
Wir setzen folgende Dienstleister ein: Microsoft Azure und Microsoft Exchange Online (Hosting, Programmierschnittstelle, E-Mail-Versand, Europa) sowie Supabase auf AWS (Datenbank, Zürich, Schweiz; Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission). Eine Weitergabe an sonstige Dritte erfolgt nicht. Eine Verarbeitung außerhalb Europas findet nicht statt. Mehr dazu unter Sicherheit.
5. Speicherdauer
- Tenant-Daten werden mit „Verbindung trennen“ im Cockpit sofort gelöscht. Es bleiben nur Tenant-ID, Name und Status „getrennt“ (zur Vermeidung einer mehrfachen Demo).
- Der Verlauf wird nur so lange gespeichert, wie die Verbindung besteht.
- Server-Protokolle werden höchstens 30 Tage gespeichert und dann automatisch gelöscht.
- Vertrags- und Abrechnungsdaten bewahren wir entsprechend den gesetzlichen Fristen auf (meist sechs bis zehn Jahre, in Österreich in der Regel sieben).
6. Cookies und lokaler Speicher
Wir setzen keine Tracking- und keine Werbe-Cookies und verwenden keine Analyse-Dienste. Im Browser werden ausschließlich technisch notwendige Einträge gespeichert (Anmelde-Sitzung von Microsoft, Design hell/dunkel, zuletzt angemeldeter Benutzer für die automatische Anmeldung).
7. Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Wenden Sie sich dazu an gdpr@vivaxite.com. Betrifft Ihre Anfrage Tenant-Daten, leiten wir sie an den jeweiligen Verantwortlichen (Ihren Arbeitgeber bzw. Kunden) weiter. Sie können sich außerdem bei der Datenschutzbehörde beschweren: Österreichische Datenschutzbehörde, Barichgasse 40-42, 1030 Wien, www.dsb.gv.at.
8. Sicherheit und Änderungen
Technische und organisatorische Maßnahmen beschreiben wir auf der Seite Sicherheit. Wir passen diese Erklärung an, wenn sich das Cockpit oder die Rechtslage ändert. Stand: Oktober 2026.